Що таке інвойс, і для чого він потрібен
Виставлення інвойсу здійснюється відправником, будь-яким співробітником підприємства або фірми, який має виключне право на відправку товарно-матеріальних цінностей за кордон, а також мають право оформлення та підпису супутніх паперів. Як правило, інвойси оформляються англійською мовою, який у світовій торгівлі є основним. Саме тому документи слід заповнювати саме англійською мовою.
Інвойс для митниці виписується на етапі відправки вантажу з подальшим трансфером партнеру за кордон.
Процедура митного оформлення вантажів має на увазі наявність широкого пакета документів, найважливішим з яких вважається інвойс. Документ свідчить про факт відвантаження матеріальних цінностей і обов’язки одержувача здійснити оплату вантажу, відповідно до чітко прописаних домовленостей (за винятком ситуацій з передоплатою). В інвойсі також фіксується сума до оплати покупцеві за товари або послуги, кількість одиниць товару, реквізити учасників угоди тощо.
Різновидом інвойсу є проформа інвойс, дані про поставку товару в якій мають проміжний характер, тобто в ході операції ще може змінитися, наприклад, вартість вантажу, або артикули конкретних моделей товарів.
Правильне заповнення митного інвойсу – найважливіший момент для успішності будь-якої зовнішньоекономічної операції. Він не тільки підтверджує факт відправки торгово-матеріальних цінностей, а й сприяє доставці в обумовлені терміни. Будь-які помилки при заповненні документа можуть стати причиною затримки партії на митниці, отже, погіршення партнерських відносин між сторонами угоди. Чітких критеріїв, як заповнити інвойс бланк, законодавством України не передбачено. У будь-якому випадку, коректно складений документ складається з таких елементів:
- номер інвойсу та дата видачі;
- дата завершення поставки товару або послуги;
- ім’я, адреси учасників торгової угоди;
- реквізити для оплати зовнішньоекономічної угоди;
- умови поставки, згідно INCOTERMS 2020 року;
- назва та опис товару (скільки одиниць товару, розміри, колір);
- ціна нетто, податкова ставка, вартість брутто;
- загальна сума до оплати разом з податком, виражена в цифрах і прописом.
Комерційний інвойс необхідно скласти в чьотирьох примірниках (оригінал + 3 копії), або від руки, або в друкованому вигляді, завіряється підписом відправника. Заповнити invoice допускається, як на фірмовому бланку відправника, так і на простому аркуші формату А4.
Кожен з чотирьох документів використовується за своїм призначенням: один – вкладається в посилку, другий – в передбачену кишеню в парі з транспортної накладної, по одному інвойсу йде постачальнику та одержувачу, і ще один залишає у себе митник.
Якщо у продавця або покупця є сумніви з приводу того, як зробити інвойс, краще не розраховувати на «авось», а порадитися з фахівцями.
Якою мовою заповнюється інвойс на оплату?
Податкові фахівці відзначають: документи іноземною мовою, які виступають основою для записів у бухгалтерському обліку, повинні бути переведені на зазначену мову. Виходячи з цього, є два шляхи розв’язання питання: або відразу переводити інвойс на українську та англійську мову, або забезпечити автентичний переклад іншомовного документа на українську мову.
Складений invoice підлягає перевірці. Грамотний комерсант завжди зверне увагу на наступні моменти:
- Умови поставки, згідно INCOTERMS-2020
- Повноту характеристик товару (у разі неповноти даних, в документ необхідно внести правки).
- Чи є інвойсі вартість товарів в грошовій валюті певної держави.
- Наявність цін по кожному товару і їх загальної вартості.
- Наявність підпису вантажовідправника.
Нижче Ви можете завантажити і роздрукувати шаблон інвойсу:
Виникли запитання?
Звертайтеся до професіоналів
