Що таке інвойс, і для чого він потрібен

Вирішивши піти по складному шляху торгівлі на міжнародному рівні, будь-який бізнесмен і комерсант повинен добре розбиратися в операціях експорту-імпорту. В тому числі чітко розуміти, що таке інвойс, які його функції, і як його правильно заповнити. Про це ми поговоримо в статті.

Інвойс – це основний торговий документ, який супроводжує будь-який вантаж, що відправляється за кордон. Містить докладну інформацію про транзакції.

Хто оформляє документ

Виставлення інвойсу здійснюється відправником, будь-яким співробітником підприємства або фірми, який має виключне право на відправку товарно-матеріальних цінностей за кордон, а також мають право оформлення та підпису супутніх паперів. Як правило, інвойси оформляються англійською мовою, який у світовій торгівлі є основним. Саме тому документи слід заповнювати саме англійською мовою.

 

инвойс образец

Інвойс для митниці виписується на етапі відправки вантажу з подальшим трансфером партнеру за кордон.

Для чого потрібен інвойс

Процедура митне оформлення вантажів має на увазі наявність широкого пакета документів, найважливішим з яких вважається інвойс. Документ свідчить про факт відвантаження матеріальних цінностей і обов’язки одержувача здійснити оплату вантажу, відповідно до чітко прописаних домовленостей (за винятком ситуацій з передоплатою). В інвойсі також фіксується сума до оплати покупцеві за товари або послуги, кількість одиниць товару, реквізити учасників угоди тощо.

Різновидом інвойсу є проформа інвойс, «папір», дані про поставку товару в якій мають проміжний характер, тобто в ході операції ще може змінитися, наприклад, вартість вантажу, або артикули конкретних моделей товарів.

Як правильно заповнювати інвойс

Правильне заповнення митного інвойсу – найважливіший момент для успішності будь-якої зовнішньоекономічної операції. Він не тільки підтверджує факт відправки торгово-матеріальних цінностей, а й сприяє доставці в обумовлені терміни. Будь-які помилки при заповненні документа можуть стати причиною затримки партії на митниці, отже, погіршення партнерських відносин між сторонами угоди. Чітких критеріїв, як заповнити інвойс бланк, законодавством України не передбачено. У будь-якому випадку, коректно складений документ складається з таких елементів:

  • номер інвойсу та дата видачі;
  • дата завершення поставки товару або послуги;
  • ім’я, адреси учасників торгової угоди;
  • реквізити для оплати зовнішньоекономічної угоди;
  • умови поставки, згідно INCOTERMS 2010 року;
  • назва та опис товару (скільки одиниць товару, розміри, колір);
  • ціна нетто, податкова ставка, вартість брутто;
  • загальна сума до оплати разом з податком, виражена в цифрах і прописом.

Комерційний інвойс необхідно скласти в шести примірниках (оригінал + 5 копій), або від руки, або в друкованому вигляді, завіряється «живий» підписом відправника. Заповнити invoice допускається, як на фірмовому бланку відправника, так і на простому аркуші формату А4.

Кожен з шести документів використовується за своїм призначенням: один – вкладається в посилку, другий – в передбачену кишеню в парі з транспортної накладної, по одному інвойсу йде постачальнику та одержувачу, і ще два зразки залишає у себе перевізник.

Якщо у продавця або покупця є сумніви з приводу того, як зробити інвойс, краще не розраховувати на «авось», а порадитися з фахівцями.

Якою мовою заповнюється інвойс на оплату? Податкові фахівці відзначають: документи іноземною мовою, які виступають основою для записів у бухгалтерському обліку, повинні бути переведені на зазначену мову. Виходячи з цього, є два шляхи розв’язання питання: або відразу переводити інвойс на українську та англійську мову, або забезпечити автентичний переклад іншомовного документа на українську мову.

Як перевірити документ

Складений invoice підлягає перевірці. Грамотний комерсант завжди зверне увагу на наступні моменти:

  1. Наявність оригіналу інвойсу та 5-ти його копій.
  2. Повноту характеристик товару (у разі неповноти даних, в документ необхідно внести правки).
  3. Чи є в торговому документі оголошена вартість товарів в грошовій валюті певної держави.
  4. Наявність поділу оголошеної цінності по кожному товару і їх загальної вартості.
  5. Наявність підпису вантажовідправника.

Зразок складання інвойсу

Нижче Ви можете скопіювати шаблон інвойсу:

Дякуємо, що обрали нас!
Наш менеджер зв'яжеться з Вами! 😄