Что такое инвойс, и для чего он нужен

Решив пойти по сложному пути торговли на международном уровне, любой бизнесмен и коммерсант должен хорошо разбираться в операциях экспорта-импорта. В том числе четко понимать, что такое инвойс, каковы его функции, и как его правильно заполнить. Об этом мы поговорим в статье.

Инвойс — это основной торговый документ, который сопровождает любой груз, отправляемый за границу. Содержит подробную информацию о транзакции.

Кто оформляет документ

Выставление инвойса осуществляется отправителем, любым сотрудником предприятия или фирмы, имеющим исключительное право на отправку товарно-материальных ценностей за границу, а также право оформления и подписи сопутствующих бумаг. Как правило, инвойсы оформляются на английском языке, который в мировой торговле является основным. Поэтому документы следует заполнять именно на английском языке.

Инвойс для таможни выписывается на этапе отправки груза с последующим трансфером партнеру за границу.

Для чего нужен инвойс

Процедура таможенного оформления грузов подразумевает наличие широкого пакета документов, важнейшим из которых считается инвойс. Документ свидетельствует о факте отгрузки материальных ценностей и обязанности получателя произвести оплату груза в соответствии с четко прописанными договоренностями (за исключением ситуаций с предоплатой). В инвойсе также фиксируется сумма к оплате покупателю за товары или услуги, количество единиц товара, реквизиты участников сделки.

Разновидностью инвойса является проформа инвойса, данные о поставке товара в которой имеют промежуточный характер, то есть в ходе операции еще может измениться, например, стоимость груза, или артикулы конкретных моделей товаров.

Как правильно заполнять инвойс

Правильное заполнение таможенного инвойса – важнейший момент успешности любой внешнеэкономической операции. Он не только подтверждает факт отправки торгово-материальных ценностей, но и способствует доставке в оговоренные сроки. Любые ошибки при заполнении документа могут стать причиной задержки партии на таможне, а значит, ухудшения партнерских отношений между сторонами соглашения. Четкие критерии, как заполнить инвойс бланк, законодательством Украины не предусмотрены. В любом случае, корректно составленный документ состоит из следующих элементов:

• номер инвойса и дата выдачи;
• дата завершения поставки товара или услуги;
• имя, адреса участников торгового соглашения;
• реквизиты для оплаты внешнеэкономического соглашения;
• условия поставки, согласно INCOTERMS 2020;
• название и описание товара (сколько единиц товара, размеры, цвет);
• цена нетто, налоговая ставка, стоимость брутто;
• общая сумма к оплате вместе с налогом, выраженная в цифрах и прописью.

Коммерческий инвойс необходимо составить в четырех экземплярах (оригинал + 3 копии), либо от руки, либо в печатном виде, заверяемом подписью отправителя. Заполнить invoice допускается как на фирменном бланке отправителя, так и на простом листе формата А4.

Каждый из четырех документов используется по своему назначению: один – укладывается в посылку, второй – в предусмотренный карман в паре с транспортной накладной, по одному инвойсу идет поставщику и получателю, и еще один оставляет у себя таможенник.

Если у продавца или покупателя есть сомнения по поводу того, как сделать инвойс, лучше не рассчитывать на «авось», а посоветоваться со специалистами.

На каком языке заполняется инвойс на оплату?

Налоговые специалисты отмечают: документы на иностранном языке, выступающие основой для записей в бухгалтерском учете, должны быть переведены на указанный язык. Исходя из этого есть два пути решения вопроса: либо сразу переводить инвойс на украинский и английский язык, либо обеспечить аутентичный перевод иноязычного документа на украинский язык.

Как проверить документ

Составленный invoice подлежит проверке. Грамотный коммерсант всегда обратит внимание на следующие моменты:

• Условия поставки, согласно INCOTERMS-2020
• Полноту характеристик товара (при неполноте данных в документ необходимо внести правки).
• Имеется ли инвойсе стоимость товаров в денежной валюте определенного государства.
• Наличие цен по каждому товару и их общей стоимости.
• Наличие подписи грузоотправителя.

Ниже Вы можете загрузить и распечатать шаблон инвойса:

• Бланк инвойса на английском языке. Загрузить (doc)