Валерия Попова

Эксперт в логистике

Опыт работы - 1 год

Что такое инвойс, и для чего он нужен

Решив пойти по сложному пути торговли на международном уровне, любой бизнесмен и коммерсант должен хорошо разбираться в операциях экспорта-импорта. В том числе, четко понимать, что такое инвойс, каковы его функции, и как его правильно заполнить. Об этом мы поговорим в статье.

Инвойс – это основной торговый документ, который сопровождает любой груз, отправляемый за рубеж. Содержит подробную информацию о транзакции.

Кто оформляет документ

Выставление инвойса осуществляется отправителем, любым сотрудником предприятия или фирмы, который имеет исключительное право на отправку товарно-материальных ценностей за границу, а также имеющим право оформления и подписи сопутствующих бумаг. Как правило, инвойсы оформляются на английском языке, который в мировой торговле является основным. Именно поэтому документы следует заполнять именно на английском языке.

Инвойс для таможни выписывается на этапе отправки груза с последующим трансфером партнеру за границу.

Для чего нужен инвойс

Процедура таможенное оформление грузов подразумевает наличие широкого пакета документов, важнейшим из которых считается инвойс. Документ свидетельствует о факте отгрузки материальных ценностей и обязанности получателя осуществить оплату груза, согласно четко прописанным договоренностям (за исключением ситуаций с предоплатой). В инвойсе также фиксируется сумма к оплате покупателю за товары или услуги, количество единиц товара, реквизиты участников сделки и тому подобное.

Разновидностью инвойса является проформа инвойс, «бумага», данные о поставке товара в которой имеют промежуточный характер, то есть в ходе сделки еще может поменяться, например, стоимость груза, либо артикулы конкретных моделей товаров.

Как правильно заполнять инвойс

Правильное заполнение таможенного инвойса – важнейший момент для успешности любой внешнеэкономической сделки. Он не только подтверждает факт отправки торгово-материальных ценностей, но и способствует доставке в оговоренные сроки. Любые ошибки при заполнении документа могут стать причиной задержки партии на таможне, следовательно, ухудшения партнерских отношений между сторонами сделки. Четких критериев, как заполнить инвойс бланк, законодательством Украины не предусмотрено. В любом случае корректно составленный документ состоит из таких элементов:

номер инвойса и дата выдачи;
дата завершения поставки товара или услуги;
имя, адреса участников торговой сделки;
реквизиты для оплаты внешнеэкономической сделки;
условия поставки, согласно INCOTERMS 2010;
название и описание товара (сколько единиц товара, размеры, цвет);
цена нетто, налоговая ставка, стоимость брутто;
общая сумма к оплате вместе с налогом, выраженная в цифрах и прописью.

Коммерческий инвойс необходимо составить в шести экземплярах (оригинал + 5 копий), либо от руки, либо в печатном виде, заверяется «живой» подписью отправителя. Заполнить invoice допускается, как на фирменном бланке отправителя, так и на простом листе формата А4.

Каждый из шести документов используется по своему назначению: один – вкладывается в посылку, второй – в предусмотренный карман в паре с транспортной накладной, по одному инвойсу идет поставщику и получателю, и еще два образца оставляет у себя перевозчик.

Если у продавца или покупателя имеются сомнения по поводу того, как сделать инвойс, лучше не рассчитывать на «авось», а посоветоваться со специалистами.

На каком языке заполняется инвойс на оплату? Налоговые специалисты отмечают: документы на иностранном языке, которые выступают основой для записей в бухгалтерском учете, должны быть переведены на указанный язык. Исходя из этого, есть два пути решения вопроса: или сразу переводить инвойс на украинский и английский язык, или обеспечить аутентичный перевод иноязычного документа на украинский язык.

Как проверить документ

Составленный invoice подлежит проверке. Грамотный коммерсант всегда обратит внимание на следующие моменты.

Наличие оригинала инвойса и 5-ти его копий.
Полноту характеристик товара (в случае неполноты данных, в документ необходимо внести правки).
Есть ли в торговом документе объявленная стоимость товаров в денежной валюте определенного государства.
Наличие разделения объявленной ценности по каждому товару и их общей стоимости.
Наличие подписи грузоотправителя.

Ниже Вы можете скопировать шаблон инвойса: